ЭЛЕКТРОННЫЙ ОФИС 

В современном мире объемы информации растут с геометрической прогрессией. Для того чтобы оперативно ее обработать, эффективно использовать и сохранить на помощь предпринимателю приходит всевозможная офисная техника (факсы, копиры, сканеры, компьютеры). Еще совсем недавно, пару десятилетий назад, ЭВМ представляли собой массивные машины, и не было возможности их широко использовать. Но сейчас современный офис уже нельзя представить без персональных компьютеров.  

Вслед за появлением персональных компьютеров стали появляться различные программы, операционные системы, позволяющие эффективно выполнять те или иные процедуры по сбору, обработке, оформлению документированной информации, а также ее систематизации, передачи с одного персонального компьютера на другой или за пределы организации.  Персональный компьютер используют как умную печатную машинку, которая позволяет неоднократно редактировать документ, сохранять его в нужное место, быстро находить и выводить на печать.

Примечание автора: Первый персональный компьютер в моей профессиональной деятельности появился в 2000 году. MS Word – одна из первых программ, которую я освоила самостоятельно по учебнику «Word  для чайников». Программа поразила меня своей многофункциональностью и удобством использования. До этого я работала на электронной машинке Optima с небольшим объемом памяти (до 5 страниц), а еще раньше – на электрической печатной машинке Ятрань.

Современные компьютерные системы позволяют не только осуществлять систематизацию документов, но и автоматизировать практически все виды работ, связанные с информационным и документационным обеспечением управления: создание документов и их корректировка, регистрация, передача, контроль исполнения, хранение, группировка и обработка данных и проч. Для этих целей служит операционная система Microsoft, пакет приложений Word, Excel, Access и другие. Ведущими компьютерными компаниями мира осуществляется постоянное совершенствование и обновление технических и программных возможностей и создания новых средств автоматизации информационно-документационного обеспечения управления.

Для создания документов обычно используется текстовый редактор MS Word, в составе которого предусмотрены шаблоны распространенных документов с нанесенными постоянными реквизитами, что значительно упрощает начинающему пользователю подготовить тот или иной документ. Но для более оперативной подготовки документов рекомендую в каждой организации разработать и использовать свои собственные бланки и шаблоны (любой грамотный пользователь сможет сделать это без труда).

Существенную роль в автоматизации документационного обеспечения управления занимает регистрация документов, которая существенно ускоряет и упрощает работу с ними. Регистрация документов осуществляется в соответствующих журналах или регистрационных формах. Целесообразно для этого использовать  MS Excel и Access. Эти программы позволяют группировать информацию и фильтровать по любым реквизитам, тем самым обеспечивая и контроль исполнения и контроль движения документов.  

Кстати, до недавнего времени считалось, что регистрация документов должна осуществляться только в бумажных журналах и книгах учета. Это требовалось для того, чтобы в случае необходимости можно было немедленно предоставить необходимую информацию проверяющему органу или должностному лицу. Но, как показывает практика, ничто не мешает распечатать фрагмент из электронной регистрационной формы и предоставить его проверяющему, предварительно заверив подписью руководителя (ответственного лица) и печатью организации.

Одной из составляющих успешного электронного информационного пространства является электронная почта, которая позволяет не только обмениваться электронными сообщениями, но и пересылать значительные объемы информации, как текстовые, так и графические, видео, аудио.

Организации, использующие полный пакет MS Office , как правило, общаются с помощью  MS Outlook. Хорошо настроенный MS Outlook может существенно облегчить работу делового человека. Эта программа может быть использована в виде ежедневника, который будет отображать текущие дела и планы, а также напоминать о приближающихся задачах и сигнализировать о просроченных мероприятиях. Кроме этого с помощью MS Outlook секретарь может создавать деловые встречи своего руководителя, автоматически приглашать руководителей подразделений на совещания, отслеживать ход исполнения поручений  и многое другое.

Довольно распространено в наше время использования в офисах факс-модема, специального устройства между компьютером и телефонной линией. Данное устройство позволяет отправлять и получать факсимильные сообщения, не распечатывая их на бумаге. Это значительно ускоряет процедуру отправки факсов и помогает экономить на бумаге, что не маловажно для сокращения затрат на накладные расходы.

Значительное место в организации оперативного документационного обеспечения управления занимают различные системы электронного документооборота, позволяющие не только систематизировать информацию, но и осуществлять множество процедур по документационному менеджменту, такие как:

- создание регистрационно-контрольной карточки на каждый документов, в которой отражается вся информация от его создания до передачи на хранение и уничтожение;

- назначать маршруты согласования и утверждения документа;

- вносить корректировки в электронный документ на этапе согласования;

- отслеживать ход согласования и исполнения документа;

- создавать всевозможные отчеты;

- перемещать исполненные документы в электронный архив;

- управлять доступом к документу;

и прочие процедуры.

Системы электронного документооборота помогают решать одновременно несколько задач по документационному обеспечению управления:

- унификация основных процедур документационного менеджмента;

- контроль движения документов внутри организации;

- контроль исполнительской дисциплины;

- создание логичного и структурированного информационно-справочного пространства;

- оперативное проведение экспертизы ценности документов;

- архивация документов в электронные архивы (репозитарии);

- создание безбумажного офиса (экономия на бумаге).

Конечно, полностью отказаться от использования бумаги не получится, т.к. законодательством предписана необходимость оперировать в хозяйственной и предпринимательской деятельности организации документами на бумажных носителях, заверенными «живыми» подписями и печатями. Кроме этого имеется ряд документов постоянного и долговременного хранения, которые в обязательном порядке должны храниться в бумажном виде. Но преимущество в использовании систем электронного документооборота очевидно, ведь не будет необходимости распечатывать документ после внесения корректировок каждым согласователем – все изменения будут происходить в электронном документе. Распечатываться будет только конечный документ перед утверждением руководителем. Добавьте еще экономию на краске для принтера и расход электроэнергии, затрачиваемый во время распечатывания.

Возможно, кто-то скажет, что экономия окажется незначительной по сравнению с затратами на саму систему (на ее покупку, установку, тестирование и проч.). Но, подумайте о временных затратах, которые Вы тратите на процедуры, описанные выше. В результате использования системы Вы оцените ее достоинства, и время – одно из важнейших ресурсов человека – Вы будете использовать для других целей.

Если руководитель организации понимает необходимость внедрения системы электронного документооборота, то перед покупкой и установкой программы следует определить:

- какие операции (бизнес-процессы) необходимо автоматизировать;

- совместимость системы с другими операционными программами;

- возможность подключения региональных представительств в систему;

- кто будет использовать систему;

- кто будет руководить данным проектом;

а также прочие существенные условия для каждой конкретной организации (как говорится – каждому свое).

Как показывает практика выбор системы процесс трудоемкий, т.к. в настоящее время на рынке существует множество систем электронного документооборота (Documentum, Work-flow, Босс-референт и мн.другие), которые отвечают большинству требований и имеют в наборе стандартные функции по документационному менеджменту. Главные отличия заключаются в стоимости стартового пакета, стоимости услуг по доработке и обучению персонала (у некоторых разработчиков обучение персонала бесплатное), а также в интерфейсе.

Отдельно необходимо затронуть тему использования корпоративного сайта компании в рамках электронного офиса. Многим организациям удается иметь два корпоративных сайта – один для внешних пользователей (официальный сайт), второй для внутренних пользователей – работников организации. О внутреннем сайте и пойдет речь.

От того на какой платформе создан внутренний корпоративный сайт зависит эффективное его использовании. В этом смысле наиболее рационально использовать платформу Share-point (или аналогичную), которая позволяет создавать различные системы по сбору и обработке информации. Одна из таких систем Service-Deck – система электронных заявок различного назначения. Грамотно настроенная система удобна в использовании не только тому, кто заказывает ту или иную услугу, но также и исполнителям. Система отражает текущие, исполненные и отложенные заявки, а также качество и срок выполненного задания, что не маловажно при оценке труда работников организации.

Многие внутренние корпоративные сайты позволяют создавать электронные телефонные справочники с персональными карточками работников организации, где отражаются не только фамилия, имя, отчество, должность и контактные данные работника, но также его фотография и структура подчиненности. Все это помогает наладить коммуникативнось между сотрудниками внутри организации и создать соответствующую атмосферу.

Большие организации с развитой организационной структурой на внутренних сайтах создают специальные разделы – домашние страницы целых подразделений, где размещаются материалы для широкого круга пользования. Целесообразно такие разделы иметь службам по работе с персоналом, общим отделам или подразделениям, в которые работники обращаются для решения однотипных вопросов.

Так что же необходимо для создания современного электронного офиса?

Во-первых, понимание необходимости совершенствования процессов управления.

Во-вторых, внимательно изучить потребность организации в том или ином программном обеспечении, а также задачи и цели, которые должны быть решены в итоге.

В-третьих, определить финансовую возможность и при необходимости заранее заложить в бюджет организации соответствующие денежные средства на развитие программного обеспечения.

В-четвертых, назначить рабочую группу для реализации данного проекта, во главе которого должен быть профессионал, обладающий соответствующим опытом и знаниями.

Далее набраться терпения и довериться профессионалу.

В результате Вы получите единое логично структурированное интерактивное информационное пространство, которое позволит оперативно управлять знаниями компании – средством эффективного обмена информации для Вашего бизнеса. Это послужит повышением интеллектуального потенциала Вашей организации, так как хорошо информированные сотрудники могут работать эффективнее, энергичнее и целенаправленнее.

Удачи Вам в развитии Вашего бизнеса!