Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) в организации

Деятельность любой современной организации полуфункциональна и требует от ее руководителей понимания целостности и, одновременно, разноплановости направлений деятельности. Однако во всех случаях основная задача менеджмента организации – управление ресурсами, одним из которой является информация, а применительно к деятельности по документационному обеспечению управления – документационная информация. Очевидно, что ни одно из управленческих решений не может обойтись без этого ресурса, который состоит из многочисленных взаимосвязанных частей, тесно переплетающихся между собой и с внешним миром, и определят информационную среду организации. Поскольку документационное обеспечение имеет прикладное, т.е. практическое значение, то и ее структура непосредственно связана с функциональной структурой организации.

Служба ДОУ: задачи, функции, место в системе управления организации

Основным элементом системы ДОУ организации является специально создаваемая служба ДОУ, основной задачей которой является организация, руководство деятельностью, координация, контроль и реализации работ по документационному обеспечению управления. В небольших организациях, где создание специального структурного подразделения не представляется возможным, выделяются сотрудники, обеспечивающие реализацию этих задач. При создании подразделений, выполняющих функции службы ДОУ, должны учитываться объем документооборота, штатная численность, трудозатраты на конкретные виды работ, наличие информационных технологий и др. Наименования и структура таких подразделений может быть разнообразными, в зависимости от условий конкретной организации: отдел ДОУ, канцелярия, Управление делами и проч. В настоящее время традиционно подразделения, реализующие функции службы ДОУ в организации, являются и носителями культуры применения новых информационных технологий в данной отрасли управления, что находит отражение в перечне реализуемых задач и функций, фиксируемых в положениях о данных структурных подразделениях.

В соответствии с положениями Государственной Системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) задачами службы ДОУ являются:

- обеспечение и контроль соблюдения требований нормативно-методических документов по ДОУ в организации;

- совершенствование форм и методов работы с документами;

- обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами;

- организация и обеспечение функционирования информационно-поисковых систем;

- организация и обеспечение функционирования систем контроля исполнения;

- обеспечение организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов организации;

- сокращение документооборота, количества форм документов;

- разработки и внедрение внутренних нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления организации;

- разработка и внедрение систем ДОУ с использованием прогрессивных информационных технологий.

В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

- разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

- осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;

- организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

- регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок;

- обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

- разработка и проектирование бланков документов;

- разработка сводной номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

- организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях; - разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительной дисциплины;

- осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;

- организация работы архива в соответствии с требованиями федеральных правовых и нормативных методических актов;

- повышение квалификации работников службы ДОУ и архива;

- проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ;

- организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы ДОУ.

Численный состав и нормирование труда на выполнение делопроизводственных работ

Численный и должностной состав службы ДОУ зависит, в основном, от количественных показателей системы ДОУ – объема документооборота, количества выполняемых функций и т.п. Примерная схема представлена в таблице:  

№ п/п	Количество документов в год, тыс.	Состав службы ДОУ
1.	Менее 10	Обычно 1-2 секретаря руководителя организации
2.	От 10 до 25	Служба организационно оформляется; требуется группа работников с выделением ответственных за отдельные участки работы (специализация сотрудников)
3.	От 25 до 50	Создается подразделение, включающее несколько участков работы (обработка и регистрация документов, контроль исполнения, архив и др.)
4.	От 50 до 100	Более развитая структура, в рамках которой организационно оформлены все основные участки работы, степень специализации работы сотрудников повышается, в качестве самостоятельного участка (один или несколько специалистов), выделяется корпоративное регулирование и совершенствование ДОУ, в том числе на основе автоматизации
5.	Свыше 100	Сложная нестандартная структура службы ДОУ, зависящая от специфики работы организации и ее структуры (иерархической, территориально распределенной) и использования автоматизированных систем

Учитывая, что служба ДОУ в своей деятельности выполняет функции, охватывающие все подразделения и аспекты управленческой деятельности, а также то, что управленческие решения, разрабатываемые на основе деятельности службы ДОУ и связанные с ее функционированием, могут относиться к компетенции только первого лица организации, целесообразно непосредственное подчинение руководителю организации. В этом случае служба ДОУ будет иметь статус самостоятельного структурного подразделения, наделенного соответствующими правами и полномочиями.

Но, встречаются организационные структуры, в которых службы ДОУ входят в компетенцию Административных дирекций или Дирекций по общим вопросам. В основном это происходит в больших организациях (корпорациях, холдингах) с централизованной системой управления.  

«Опорным звеном» системы ДОУ организации является секретарь, который обеспечивает все комплекс функций по административной поддержке и документационному сопровождению деятельности подразделения и его руководителя. На практике «секретарь» имеет сложную градацию, зависящую от многообразия функций и специфики деятельности конкретной организации – это может быть и технических секретарь, и секретарь-референт, и ученый секретарь, и даже Генеральный Секретарь.

Подробнее о требованиях, предъявляемых к секретарю, к его профессиональным навыкам и опыту, деловым и личным качествам изложено в статье «Место секретаря в системе ДОУ организации» в разделе «Статьи».

Нормирование труда представляет собой процесс определения его затрат, необходимых на выполнение различных видов работ для работников службы ДОУ.

К нормативным документам для нормирования труда относятся нормативы времени, численности, времени обслуживания, единые и типовые нормы. Типовые нормы труда разрабатываются на работы, выполняемые по типовой технологии, с учетом рациональных организационно-технических условий, уже существующих в большинстве или части организаций (например, Типовые нормы времени на работы по копированию и оперативному размножению документов. М,1990). Нормы труда устанавливаются на отдельную операцию и взаимосвязанную группу операций (например, Межотраслевые укрупненные нормы времени на работы по ДОУ. М, 1995, которые используются для определения трудоемкости работ, численности работников и рекомендуются для применения в органах федеральной исполнительной власти, на предприятиях независимо от форм собственности, в учреждениях и общественных организациях).  

Межотраслевые укрупненные нормы… отражают все основные делопроизводственные операции, которые, в свою очередь, сформированы в разделы:

- Составление и ведение номенклатуры дел;

- Обработка, регистрация, учет количества документов;

- Работы по контролю исполнения документов;

- Создание и ведение картотек;

- Формирование и оформление дел в структурных подразделениях, экспертиза научной и практической ценности документов, составление годовых разделов описей дел, передача дел в ведомственный архив.

Также отдельным блоком даны затраты времени на работы архива организации.

Очевидно, что ни один из указанных документов сейчас не может претендовать на абсолютную актуальность, поскольку за последние годы информационные, в том числе офисные технологии, сделали огромный скачок вперед.

Однако, не следует умалять значение нормирования труда, а также производного математического расчета – определение численности делопроизводственного персонала, где существует два метода расчета делопроизводственного персонала (включая сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в подразделениях).

Первый – исходя из общей численности работников организации, когда считается верным соотношение 12-15% относительно общего количества работников для учреждений, ведомств, непроизводственных организаций, и 0,4% от общего количества работников для производств.

При использовании второго метода за основу расчета берется объем документооборота в год, и тогда верным считается, с учетом укрупненных норм времени, что

Численность = 0,00016 * Документооборот*0,98 * Общая численность работников организации*0,1

Безусловно, в настоящих условиях использование таких формул даст серьезно завышенную численность персонала, поскольку и культура управленческого труда, и технология вообще – как уже здесь говорилось – претерпели изрядные изменения.

С точки зрения организационного проектирования нормы времени, их определение является неотъемлемой частью проектируемой системы ДОУ организации.

На практике с целью определения величин потерь/нехватки рабочего времени, причин таких явлений, а также для разработки собственных нормативов активно использую один из методов организационного проектирования – Фотография (самофотография) рабочего дня. ФРД – вид изучения рабочего времени путем наблюдения и измерения всех без исключения затрат на протяжении рабочего дня или отдельной его части.  

Так или иначе, состав службы ДОУ в организации должен состоять из профессиональных работников, знающих специфику данного направления деятельности и умеющих оперативно выполнять свои функциональные обязанности, не «раздувая» бюрократию.

Комплекс локальных нормативных актов

Документы, регламентирующие ДОУ в организации, должны разрабатываться на основе законов Российской Федерации, нормативных правовых актов в области информации, документации, организации делопроизводства и архивного дела с учетом специфики деятельности конкретного учреждения. (см.статью «Нормативно-правовая база ДОУ»).

Организация ДОУ в организации возложена на службу ДОУ (управление делами, канцелярию, общий отдел, секретариат). Формирование и разработка внутренних нормативных и методических документов, регламентирующих все аспекты документационного обеспечения управления организации, относятся к компетенции именно этой службы.

Практика и существующие нормативные требования и методические рекомендации по реализации всех задач и функций по делопроизводственному обслуживанию в организации устанавливают необходимость создания следующих внутренних организационно-правовых документов:

- Положение о службе ДОУ;

- Инструкция по делопроизводству;

- Табель унифицированных форм документов;

- Альбом унифицированных форм документов;

- Перечень документов, не подлежащих регистрации;

- Положение (инструкция) о ведении делопроизводства по заявлениям и жалобам;

- Перечень документов, составляющих служебную (коммерческую) тайну;

- Перечень документов, подлежащих утверждению;

- Перечень документов, заверяемых печатью организации;

- Должностные инструкции;

- Положение о постоянно действующей экспертной комиссии;

- Сводная номенклатура дел организации.

Все вышеперечисленные документы необходимо разработать и утвердить в любой организации, не зависимо от формы собственности.

Должностные инструкции должны быть разработаны на каждого сотрудника службы ДОУ и должны отражать реально выполняемые функции и обязанности. Должностные функции регламентируют организационно-правовое положение работников и обеспечивают условия для эффективной работы, они позволяют объективно оценивать деятельность работников и являются нормативной основой для применения к работникам мер административного воздействия. Должностные инструкции позволяют реализовать основной принцип рациональной организации труда – принцип разделения и кооперации труда.  

Одной из функций службы ДОУ является разработка Инструкции по делопроизводству организации, устанавливающей единые правила документирования деятельности, организации документооборота, ведения учета, регистрации, контроля исполнения и хранения документов. Инструкция утверждается руководителем организации и имеет обязательный характер для всех работников. Инструкция по делопроизводству должна разрабатываться на основе положений Государственной системы документационного обеспечения управления, государственных стандартов на документы, Основных правил ведомственных архивов, Основных правил работы архивов организаций. Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации.

Состав разделов инструкции по делопроизводству, их последовательность, наличие приложений определяются ее разработчиками, но необходимо, чтобы положения инструкции последовательно отражали все стадии работы с документами от их создания или получения до исполнения, отправки и/или сдачи в архив.

В разделе «Общие положения» Инструкции по делопроизводству должно быть отражено, что организация ДОУ, контроль за ведением делопроизводства в структурных подразделениях, методическое руководство и обучение работников основам работы с документами возлагаются на службу ДОУ организации, а ответственность за организацию ДОУ в структурных подразделениях возлагается на руководителей подразделений, для чего руководитель назначает ответственного за делопроизводство в подразделений, который и обеспечивает учет документов, прохождение документов в установленные сроки, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

Работники организации несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции по делопроизводству, своевременное рассмотрение и исполнение документов, их правильное оформление и сохранность.

Также службой ДОУ разрабатываются Табель и Альбом унифицированных форм документов организации – перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения.

В текущей деятельности организации Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде наименования форм документов, используемых в деятельности организации, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов, а также производить контроль за деятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов.

Для обеспечения правильного формирования и учета дел организации должна составляться номенклатура дел, которая представляет собой систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. Систематизация документов – одна из важнейших задач в ДОУ. В номенклатуру дел включат все документы, образующиеся в деятельности организации, кроме печатных изданий.

Номенклатура дел организации состоит из разделов, соответствующих структурным подразделениям, отражает организационную структуру организации.

Концепция единой системы ДОУ организации

Для организаций, которые нуждаются в преобразованиях и совершенствовании системы ДОУ, целесообразно сформировать Концепцию единой системы ДОУ.

Концепция должна содержать стратегическую и тактическую цели, а также тактические задачи.

Как вариант, это может выглядеть следующим образом:

Стратегическая цель – формирование единого массива документированной информации, необходимой для принятия управленческих решений.

Тактическая цель – создание, отработка, поддержание в актуализированном состоянии единой системы документационного обеспечения управления.

Тактические задачи:

- Унификация организационной структуры, обеспечивающей качественную реализацию процессов и процедур по ДОУ.

- Унификация собственно процессов  и процедур по ДОУ.

- Формирование корпоративной культуры работы с документами организации.

Тактические задачи в свою очередь могут отражать конкретные функции и/или желаемый конечный результат.

Грамотно и осознанно сформулированные цели и задачи Концепции помогут создать современную и эффективную систему документационного обеспечения управления Вашей организации.