Документационный менеджмент

В этой статье затронуты главные аспекты документационного обеспечения управления изложенные в нормативной документации, регулирующей эту область деятельности, а также практические навыки и профессиональный опыт автора данной статьи.    

Кто владеет информацией, тот владеет ситуацией

Информация в наше время играет исключительно важную роль в жизни и деятельности людей. В ценности информации не сомневается ни один человек – кто владеет информацией, тот владеет ситуацией. Своевременность получения и достаточность информации – фактор снижения риска, залог обоснованного и эффективного решения, продуктивной и целесообразной деятельности. Информация считается основным фактором развития общества, она затрагивает все уровни управления, определяет экономические результаты.

Информационно-документационное обслуживание является основной обеспечивающей функцией управления, выполнение которой требует профессиональных знаний. Уровень, качество этого обеспечения определяют оперативность, чёткость и слаженность работы организации, влияют на деловую репутацию и, в конечном счете, на выживаемость фирмы. Организацию делопроизводства осуществляют специалисты, а при больших объемах работы – целые подразделения (управления делами, общие отделы, канцелярии, секретариат, экспедиции). Грамотно и эффективно организованное делопроизводство способствует повышению скорости и качества принятия управленческих решений, снижению степени их риска, экономии времени руководителей.

Документационный менеджмент любой организации требует не меньшего внимания от руководителя, как и любое другое направление деятельности. Руководитель должен понимать важность и значение этой работы, так как он сам является субъектом делопроизводства, работающим с документами, определяющим порядок работы с ними, их назначение. Таким образом, руководитель – это главное и неразрывное звено в делопроизводстве; соответственно ему необходим набор знаний, обеспечивающих эффективное участие в работе с документами.

Место документа в бизнесе

Документы – одно из основных средств общения. Но деловые документы являются не только средством общения, но и юридическим обоснованием прав и обязанностей партнеров по бизнесу. Оформление документов в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, увеличивает эффективность управленческого труда.

В управленческой деятельности документ выступает как предмет труда и как результат труда. При этом взаимодействие внутри организации между  отдельными сотрудникам и конкретными подразделениями, равно как и между деловыми партнерами, осуществляется посредством документов. И другого способа взаимодействия не существует.

Работники любой сферы управления, независимо от отрасли деятельности предприятия, в той или иной степени сталкиваются со следующими видами документации:

1. Организационная документация

2. Распорядительная документация

3. Информационно-справочная документация

4. Плановая документация

5. Отчетная документация

6. Кадровая документация

7. Бухгалтерская документация

Организационно-распорядительная документация

Значительное место в документационном обеспечении управления занимает организационно-распорядительная документация. К ней относятся:

1. Устав – правовой факт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, её функций, задачи, порядок работы, права и обязанности в сфере, соответствующей направлениям её деятельности; регулирует взаимодействия с другими организациями, физическими лицами.

2. Положение – нормативный акт, определяющий статус организации (структурного подразделения, коллегиального органа), порядок создания, место в системе управления, внутреннюю структуру, функции, компетенцию, обязанности, порядок реорганизации. Может регламентироваться деятельность отдельных должностных лиц.

3. Штатное расписание – правовой акт, определяющий структуру, численность, должностной состав и оплату труда работников организации.

4. Регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.

5. Инструкция, правила – правовой акт, утверждаемый или издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, должностных лиц и граждан. Издается в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов, распорядительных документов, а также по порядку заполнения и ведения форм документов. В управлении используются типовые и индивидуальные инструкции.

6. Решение – распорядительный документ, являющийся правовым актом, принимаемый коллегией министерства или ведомства, научным советом, советом директоров и т.д.

7. Приказ – правовой акт, издаваемый единоличным исполнительным органом организации (Ген. Директором, директором и т.п.) в целях реализации управления организацией.

8. Распоряжение – распорядительный документ, который служит для организации оперативной деятельности, может издаваться в развитие правовых актов или приказов.

9. Протокол – организационно-распорядительный и информационно-справочный документ (относится к обеим группам), фиксирует решение вопросов коллегиальных органов управления, ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях и комиссиями.

10. Акт – составляется группой лиц (комиссией), подтверждает установленные факты или события (при ревизиях, обследованиях, инвентаризации и т.п.)

11. Письмо – обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями. Разновидности писем: сопроводительное, информационное, рекламное, письма приглашения, письмо-извещение, письмо-подтверждение, письмо-напоминание, гарантийное и др.

12. Заявление – документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу.

13. Служебная записка – документ – средство внутренней коммуникации организации.

14. Справка – документы, содержащие информацию по какому-либо определённому вопросу, о фактическом состоянии дел, описание и подтверждение тех или иных факторов и событий.

15. Отчёт – документ, содержащий сведения о подготовке или проведении работ, об итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящему должностному лицу (организации).

Вышеперечисленные документы являются служебными, которые определяются ГОСТ Р 51141-98 как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации. Необходимо добавить, что официальные документы должны содержать необходимый ряд реквизитов, оформленных надлежащим образом.

Реквизиты и бланки

Реквизит – обязательный элемент официального документа. Таких элементов в РФ в настоящее время установлено 30, все они стандартизированы ГОСТ Р 6.30 – 2003. Следовательно, на официальных документах никаких иных элементов (реквизитов), кроме установленных ГОСТ, быть не может. Применение реквизитов необходимо прежде всего для придания документу юридической силы.

Реквизиты документа не равноценны: одни реквизиты необходимы для придания документу юридической силы (наименование организации – автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, подпись, гриф утверждения, печать); другие носят служебный характер и необходимы для организации работы с документом; третьи выполняют учетную функцию и т.д. Часть реквизитов документа является реквизитами бланка, часть реквизитов используется при составлении и оформлении документа, есть реквизиты, оформляемые на стадии исполнения документа.

Отдельно хочу затронуть тему по использованию различных бланков в Вашей организации. Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Требования к бланкам организации также установлены ГОСТ Р 6.30 – 2003 (там же приведены примеры различных бланков документов). Бланки бывают двух типов – угловые и продольные. Замечу, что все реквизиты должны быть размещены в верхней части документа, смещать, например, справочную информацию (контактные данные) в нижнюю часть значительная ошибка. Это замечание справедливо в том случае, если документ предназначен для организации в составе РФ, т.к. стандарты по составлению документов и правила их обработки действуют для всех субъектов РФ без ограничений. Правильное размещение реквизитов существенно ускоряет процесс первичной обработки документов, особенно при большом документопотоке входящей корреспонденции в организации. В случае если руководство компании ведет переписку с зарубежными организациями (сейчас это уже не редкость), то следует учитывать специфику и правила оформления документов, принятые у Вашего иностранного партнёра. Он обязательно это оценит.

Рекомендую всем организациям создать несколько видов стандартных бланков различных типов документов. Это позволит оперативно оформлять необходимые документы для эффективной работы Вашего предприятия. Кроме этого Вы можете на бланках разместить фирменный логотип, эмблему или использовать свой индивидуальный стиль (цветовое решение). Таким образом, Вы сможете дополнительно заявить о себе и о своей организации, оставить след в памяти своих контрагентов.

Специальных правил по использованию угловых и продольных бланков писем ГОСТом не предусмотрено, но целесообразнее продольные бланки использовать для составления писем одному адресату или, как вариант, для коммерческих предложений. В этом случае необходимые реквизиты размещаются компактно, и письмо выглядит аккуратным и структурированным. Угловые бланки лучше всего использовать при переписке с государственными и судебными органами, а также с другими аналогичными структурами. На практике такие письма могут быть адресованы третьим и четвертым лицам, соответственно реквизит «Адресат» занимает много места, т.к. должно быть обязательно указано, кому еще пересылается данный документ. 

Бланки внутренних служебных документов (приказов, распоряжений, служебных записок, протоколов, актов и проч.) могут быть любого формата – или продольного, или углового, или обоих форматов одновременно. Но желательно, чтобы все-таки в рамках одной организации использовались однообразные бланки. Важно, чтобы все используемые бланки в организации были утверждены соответствующим внутренним нормативным документом.

Документооборот

При всей необходимости и важности знания того, как составить и оформить документ, не менее значимым является умение организовать работу с ним на всех этапах его прохождения от момента создания до реализации связанного с ним управленческого или иного действия. Отсюда и понятие – «документооборот» - это «движение документов с момента их создания или получения до завершения использования: отправки и (или) направления в дело» (ГОСТ Р 51141-98).

Порядок движения документов в организации вторичен по отношению к структуре организации и внутреннему распределению обязанностей, в том числе неформальной системе субординационный отношений. Однако это не значит, что система организации документооборота не поддается самостоятельному регулированию и нормированию.

Документооборот в организации состоит из потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями и специалистами организации) и пунктами технической обработки документов (секретариатом, канцелярией, экспедицией и пр.)

В основном потоки документов разделяют на три вида: поток входящей корреспонденции – документы, поступающие от внешних организаций; поток исходящей корреспонденции – документы, отправленные из организации внешним контрагентам; поток внутренней документации – документы, предназначенные для служебного пользования, не выходящие за пределы организации.

Кроме этого необходимо разделять документы по видовому составу. Это позволит для каждого вида документов определить свой путь, который можно описать и закрепить.

Значительно различаются методы и этапы обработки документации от способа пересылки, срочности исполнения, степени ограничения доступа к составу информации и других параметров, оказывающих существенное влияние на технологию обработки и прохождения документа. 

В организациях с централизованной системой документационного обеспечения управления большинство поступающих и отправляемых документов обрабатывается в специальном подразделении – экспедиции, но часть документов все же, минуя экспедицию, поступает непосредственно в структурные подразделения, конкретным сотрудникам, на персональные компьютеры. Вероятно, было бы целесообразно отказаться от экспедиции для более быстрого способа пересылки корреспонденции, спросите Вы? Но в этом случае возникают очевидные проблемы юридического характера.

В документообороте выделяются несколько этапов:

- экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию, и фиксация самого факта их поступления;

- предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;

- организация движения документов внутри организация, включая доведение документов до исполнителей и придание юридической силы проектам документов;

- обработка исполненных и отправляемых документов.

Необходимо установить единый порядок обработки документов, согласно которому все документы, в том числе и полученные сотрудниками не по почте, обязательно проходили бы экспедиционную обработку.   

Движение внутренних служебных документов, как правило, осуществляют секретари руководителей или ответственные лица за делопроизводство в подразделениях. Организация движения документов между подразделениями также должна быть установлена и закреплена соответствующим регламентом.

Чтобы документы не терялись целесообразно в бумажную регистрационную форму (журнал или книгу учета) вносить сведения о любом изменении их местонахождения с указанием даты передачи. Это касается всех видов документопотоков. 

Важно понимать то, что при использовании систем электронного документооборота документопотоки будут разделены на бумажный и электронный. При этом бумажный поток документов будет значительно сокращен, так как практически все процедуры по обработке и движению документа будут происходить в системе в электронном виде.

Важно заметить, что при организации работы с отправляемой корреспонденцией должны быть соблюдены почтовые правила, установленные законодательством, а также договором между организацией и Почтой России. Необходимо чтобы упаковка и оформление отправляемой корреспонденции проводилась в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня. При использовании услуг различных экспресс служб необходимо соблюдать правила и режим работы, регламентированные этими организациями (некоторые компании могут предлагать индивидуальные схемы обработки заказов).

Современные методики организации документационного обеспечения как в «традиционном», т.е. бумажном варианте, так еще более в компьютеризированном требуют четкой диспетчеризации документов, т.е. определения фиксированных путей прохождения документов. Это вполне достижимая задача, так как большинство документов проходят в офисах вполне определенные пункты и этапы обработки. Остается только выявить эти этапы, оценить их с точки зрения целесообразности, необходимости и обязательности и закрепить наиболее оптимальный порядок движения документов внутри организаций в схемах, разрабатываемых службой делопроизводства. Рекомендуется разрабатывать самостоятельные схемы для различных видов документов: входящих, исходящих, внутренних, приказов по личному составу и по основной деятельности и др. При реальном многообразии документов, создаваемых и обрабатываемых в организации, подобная работа требует достаточного высокого уровня квалификации и значительных затрат труда и времени.

Регистрация документов

Огромное значение эффективного документационного обеспечения управления играет регистрация документов как при учете входящей и исходящей корреспонденции, так и при индексации внутренних служебных документов. Главное назначение регистрации – придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления.

Регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и последующего использования в справочных целях: распорядительные, кадровые, отчетные, финансовые, бухгалтерские и др.

У большинства делопроизводителей и секретарей возникает вопрос о порядке и структуре регистрационных номеров (индексов), присваиваемых документам. Грамотно исполненный регистрационный номер превращается в уникальный идентификационный код (в сочетании с годом его регистрации) и позволяет обеспечить быстрое нахождение документа, снизить возможность его утери и обеспечить такой «порядок в делах», какой имеется в образцовых библиотеках. При этом обеспечивается четкая систематизация и классификация документов, прозрачность документопотоков, легкость установления факта потери документа. Как правило, регистрационный номер состоит из порядкового номера и индекса по номенклатуре дел. Регистрационные номера различных документов могут различаться по своему составу.

Приведу несколько примеров:

- приказ по основной деятельности может содержать в себе порядковый номер и год, в котором этот документ издан, например: 10-21, где 10 – год издания приказа, 21 – порядковый номер по журналу регистрации;

-  исходящее письмо отдела персонала может содержать в себе порядковый номер, а также ссылку на индекс дела по номенклатуре, например: 03-05/35, где 03-05 – индекс дела «Переписка со службой занятости», 35 – порядковый номер по журналу регистрации.

Как правило, регистрация производится децентрализовано по группам документов в зависимости от названия, автора и содержания документов в местах их создания и исполнения, например:

- приказы по основной деятельности регистрируются в службе ДОУ;

- приказы по кадрам – в отделе кадров;

- бухгалтерская документация – в бухгалтерии;

- переписка может регистрироваться по структурным подразделениям и/или в службе ДОУ и т.д.

В каждой организации в обязательном порядке должен быть разработан свой собственный порядок регистрации и кодификации документов, который утверждается приказом по основной деятельности.

Контроль исполнения

Контроль исполнения документов – зачем контролируем и что?

Если обратиться к лирической составляющей документационного обеспечения управления, мы определим управление коммерческой организации, как комплекс мер, направленных на получение стабильного коммерческого результата, постановку и достижения стратегических и тактических задач. Для целей доведения управленческих решений до исполнителей используются различные способы, наиболее популярные из которых – документирование.

По факту издания/получения документа, возникает необходимость реализации управленческого решения, зафиксированного в этом документе, либо исполнения поручения, данного руководителем, что также является управленческим решением. Дальше задействуется специальная функция системы ДОУ – контроль исполнения. Фактически, в момент регистрации документа, содержащего управленческое решение, требующее контроля, одновременно регистрируется и поручение. При этом контроль исполнения документа – есть совокупность действий, обеспечивающих своевременное и качественное исполнение управленческого решения.

Критерии качественной системы контроля исполнения должны быть зафиксированы в документах организации: порядок постановки на контроль, сроки исполнения документов (типовые/стандартные, срочные, индивидуальные и т.д.), порядок ведения мониторинга по документам/поручениям, находящимся на контроле, порядок снятия с контроля, порядок формирования отчетов по исполнительской дисциплины.

Ответственность за правильность и полноту исполнения, а также определение формата отчета об исполнении, несут исполнители и руководитель структурного подразделения.

Контроль исполнения срокам является прерогативой службы ДОУ организации, задачами которой являются: постановка документа на контроль; предварительная проверка и, при необходимости, промежуточное регулирование хода исполнения; снятие с контроля; мониторинг, учет и анализ хода и результатов исполнения; формирование отчетов по исполнительской дисциплине.

Документ, поставленный на контроль, может считаться исполненным и снимается с контроля, после фактического исполнения поручения по существу и наличия документированного подтверждения исполнения и получения инициаторов/заказчиком результатов исполнения.

Отчеты по исполнительской дисциплине, подготовленные службой ДОУ и представленные на рассмотрение руководителю организации, могут быть основанием для принятия решений/мер мотивационного стимулирования или наложения дисциплинарного взыскания.

Номенклатура  дел

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуре дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования, содержащиеся в государственной системе документационного обеспечения управления, Основных правилах работы ведомственных архивов, Положении об Архивном фонде РФ.

В номенклатуру дел должны в идеале включаться все документы, картотеки, регистрационно-справочные и документные массивы всех структурных подразделений и должностных лиц организации без исключения не зависимо от вида носителя, степени конфиденциальности и способа фиксации документной информации.

Номенклатура дел:

- закрепляет классификацию, группировку исполненных документов в дела;

- закрепляет систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения;

- служит основным учетным документом в текущей работе с документами;

- является единственным средством учета переходящих дел, т.е. дел, наполнение документами которых продолжается несколько лет;

- становиться учетно-справочной системой для последующего поиска дел со сроками хранения до 10 лет включительно.

Заголовки дел в номенклатуре должны быть систематизированы таким образом, чтобы она была простой, функциональной, направленной на ускорение принятия управленческих решений, ускорение поиска информации, обеспечение её сохранности. Это должна быть такая система, которая понятна и известна всем, кто ведет переписку.

Экспертиза ценности документов

Полный цикл взаимодействия человека с документированной информацией включает не только создание документов, их использование, в том числе доведение до исполнителей и само исполнение, но и хранение документов и сведений о них с целью последующего, возможно неоднократного, использования.

Значение и ценность документов, образующихся в процессе офисной деятельности на различных носителях, а также полученных ею от корреспондентов с использованием всевозможных средств их доставки, различна. В силу типичности и неоднократной повторяемости задач в системах управления появляется возможность определения ценности большей части документной информации, циркулирующей в любой системе управления, на основе единых критериев.

В организациях для проведения экспертизы ценности документов, созданных и полученных извне, создаются постоянно действующие экспертные комиссии. В крупных организациях с большим объемом документооборота – центральная экспертная комиссия, основными задачами которой становятся рассмотрение и согласование результатов работы экспертных комиссий структурных подразделений, цехов, филиалов. Экспертная комиссия – это совещательный орган, ее решения вступают в силу после утверждения руководителем организации, так как согласно законодательству он несет ответственность за сохранность документов.

Экспертные комиссии действуют на основании утвержденных руководителями организации Положений о постоянно действующей экспертной комиссии. В целях достижения методического единства и для облегчения разработки собственного Положения об экспертной комиссии, архивной службой РФ (Росархивом) разработано и утверждено Типовое положение о постоянно действующего экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия.

Экспертиза ценности документа проводится один раз по истечению каждого делопроизводственного года. Практика показывает, что лучше всего это делать в начале года следующего за отчётным. По результатам экспертизы выявляются документы, требующие сдачи в архив организации на постоянное или длительное хранение; документы, требующие продления на следующий делопроизводственный год; а также документы для уничтожения.

Сроки хранения документов утверждены и закреплены Перечнем управленческих документов с указанием сроков хранения.

Хранение документов

Из Положения об Архивном фонде РФ от 17.03.1994:

«Архивный фонд РФ состоит из государственной и негосударственной частей. Государственную часть АФ составляют архивные фонды и документы государственных учреждений и государственных институтов на территории России на всем протяжении ее истории, учреждений религиозных конфессий до их отделения от государства… Негосударственную часть составляют архивные фонды и документы, находящиеся с собственности частных лиц, негосударственных и общественных организаций, религиозных объединений… Отнесение документов к составу АФ осуществляется органами Архивной службы совместно с собственниками после экспертизы их ценности…»

Федеральная архивная служба России через территориальные архивные органы и государственные архивы имеет право получать от организации независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности необходимые материалы о работе их архивов и об организации документов в делопроизводстве. Создание тайных (неучтенных) архивов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации запрещено.

Дела кратковременного (до 10 лет), долговременного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения должны быть сохранены в организации:

- до завершения установленного срока и выделения их к уничтожению;

- до сдачи дел на государственное хранение;

- до ликвидации организации.

Хранение документов необходимо осуществлять в специально отведённых для этого помещениях с соблюдением необходимых норм, изложенных в Основных правилах.

В правилах указаны не только требования к помещению, к освещению, к температурно-влажностному режиму, к оборудованию, но также к порядку подготовки документов к архивному хранению. Например, очень важно, чтобы документы были систематизированы в дела, в которых должно быть не более 250 страниц; документы должны быть прошиты х/б нитью, не допускается содержание металла (скрепок, скоб). Все это позволит в дальнейшем избежать порчи документов и их несанкционированной утраты, а соответственно поможет Вам избежать таких неприятностей, как наложение административных санкций за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. В настоящее время эти санкции могут составить от трех до пяти МРОТ (Кодекс РФ от 1.07.2002). Если же все-таки проверка государственных органов Вас не миновала и Вам предписано устранить нарушения законодательства, они должны быть устранены в обязательном порядке, в противном случае Вам будет предписан штраф от 50 до 100 МРОТ.

Так или иначе, задача по сохранности документов независимо от формы собственности предприятия, прямая обязанность руководителя организации, которую можно решить следующими способами:

1. создать свой собственный архив, для этого Вам потребуется помещение и персонал, который будет следить не только за микроклиматом в архиве, но и, конечно, за правильностью комплектования и систематизации документов в архиве;

2. передать документы на внешнее хранение в государственный архив или специализированную коммерческую организацию (на договорной основе).

И первый, и второй способ имеют все шансы на использование, как по отдельности, так и одновременно. Какой способ выбрать – задача руководителя организации, а также возможность вложения соответствующих денежных средств. Однако, стоит также учитывать то, какой в организации объем документооборота в год, состав документов постоянного и долговременного хранения, частота обращений граждан за архивными справками для тех или иных нужд, необходимость использования архивных материалов для осуществления оперативной деятельности организации и для подготовки различных статей и публикаций, и много других факторов.

Уничтожение документов

Одновременно с отбором документов на постоянное и долговременное хранение для передачи в архив  в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения с истекшим сроком хранения.

Один из этапов экспертизы ценности документов связан с составлением акта о выделении к уничтожению документов. Существует строгий порядок – выделение документов к уничтожению проводится только после того, как были полностью обработаны документы постоянного и долговременного хранения.

Дела, предназначенные для уничтожения, после утверждения актов о выделении их к уничтожению, должны храниться в специально отведенном месте.

Способ уничтожения документов должен быть определен и утвержден в Положении о постоянно действующих экспертных комиссиях. Целесообразнее документы сдавать в макулатуру в специализированные организации. Для этого необходимо, чтобы документы были уничтожены через шредер в присутствии членов комиссии.

Способ уничтожения должен быть зафиксирован в акте. Порядок уничтожения документов с грифом «ДПС» (для служебного пользования) определяется специальными инструкциями.

Безопасность информационных ресурсов

Кроме соблюдения вышеперечисленных правил и требований важно помнить, что обязательным условиям успеха предпринимателя в бизнесе, получения прибыли, сохранения в целостности созданной им организационной структуры и поддержания эффективности ее функционирования является обеспечение экономической безопасности деятельности.

Одна их составных частей экономической безопасности – информационная безопасность, целью которой является безопасность информационных ресурсов в любой момент времени и в любой обстановке.

Проблема обеспечения безопасности информации становиться все более сложными и значимыми в связи с массовым переходом информационных технологий в управлении на безбумажную автоматизированную основу и электронный документооборот.

Защита ценной информации осуществляется прежде всего от главной опасности – несанкционированного доступа или ознакомления с информацией постороннего и в результате этого кражи, копирования, разглашения, уничтожения, фальсификации, искажения, незаконного оперирования, модификации и подмены и других угроз.

Наиболее ценными являются сведения о производстве и продукции, рынке, научных разработках, материально-техническом обеспечении организации, условиях контрактных переговоров, сведения о персонале, системе безопасности фирмы. Больше всего конкурентов интересует информация о динамике сбыта продукции и эффективности предоставляемых услуг. Также к разряду ценных и всегда подлежащих защите относятся сведения, составляющие производственную или коммерческую тайну сотрудничающих с организацией партнеров, заказчиков и клиентов.

В соответствии с основополагающими принципами обеспечения безопасности информационных ресурсов организации сведения могут быть:

а) открытыми, т.е. общедоступными, используемыми в работе без специального разрешения, публикуемыми в средствах массовой информации, оглашаемыми на конференциях, в выступлениях, интервью и т.п.;

б) ограниченного доступа и использования, т.е. содержащими тот или иной вид тайны и подлежащими защите, охране, наблюдению и контролю.