ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО МЕСТА 

Успех любой организации во многом зависит от человеческого капитала, ведь не работа механизмов, а именно труд людей является основной движущей силой для развития компании. Поэтому эффективная работа организации напрямую зависит от того, насколько комфортно сотрудники чувствуют себя на рабочем месте и в офисе. Цель рационального размещения персонала в офисе состоит в том, чтобы уменьшить время, необходимое для выполнения работы, устранить ненужные перемещения служащих, обеспечить хорошие условия труда и уменьшить напряжение и утомляемость сотрудников, наиболее экономично использовать площади и максимально повысить производительность труда персонала.  

В бизнесе не должно быть мелочей. Работоспособность каждого сотрудника зависит не только от правильно организованного трудового процесса и от внутренних отношений в коллективе, но и от того, как организовано офисное пространство и рабочее место конкретного сотрудника в частности.

Соблюдая требования эргономики и соответствующих норм, а также уделяя должное внимание комфорту рабочих мест, легко превратить офис в место, приятное для каждого работника, куда человек будет приходить не только за зарплатой, но и в предвкушении новой интересной работы. А положительный настрой – это новые идеи, энтузиазм, запас сил и энергии. Пожалуй, это и есть самая прочная основа успеха любой организации.

Комфорт офиса складывается из эргономики рабочего места и рационального планирования офисного пространства в целом. Основа последней – деление на рабочие зоны так, чтобы каждый сотрудник работал максимально эффективно и сам по себе, и в команде.

ПЛАНИРОВАНИЕ ПОМЕЩЕНИЙ

На практике существуют несколько систем планировки помещений, основными являются:

1. Кабинетно-коридорная – структурные подразделения (отделы, службы) размещаются в отдельных комнатах (от 4 до 30 человек). Достоинством этой системы является создание творческой обстановки и комфортных условий для малых групп сотрудников, а недостатком – увеличение затрат на отопление и освещение, а также удлинение маршрутов документопотоков и вероятность появления «микромирков» («микромирки» могут отрицательно повлиять на целостность и сплоченность всей организации).

2. Зальная система («open space»), при которой подразделения размещаются в больших залах (на этажах) здания, где могут размещаться от 50 и более сотрудников. Эти помещения обязательно должны иметь искусственное освещение, кондиционирование воздуха и звукоизоляцию. Достоинства системы – снижение затрат на строительство и эксплуатацию помещений, уменьшение площадей на одного работника, обеспечение рациональной технологии управления. Главный недостаток – невозможность создания уединенной обстановки, особенно для ученых и руководителей, а также избыточный шум в зале.

3. Ячеистая система, при которой в большом зале размещаются сотрудники подразделения, а помещения для руководителей отделов и служб выполнены с помощью специальных перегородок. Перегородки могут быть непрозрачные, остекленные или комбинированные. В остекление перегородок, как правило, встраивают горизонтальные жалюзи, это позволяет добиться визуальной изоляции.

В настоящее время в российских компаниях преобладает кабинетно-коридорная система планировки офисов. Это обусловлено тем, что большинство офисов в крупных городах размещаются в зданиях старого фонда, где нет возможности произвести перепланировку для более рациональной организации рабочих мест.

Так или иначе, при распределении помещений рекомендуется соблюдать следующее:

- в первую очередь размещать отделы общего назначения (администрация, канцелярия, бухгалтерия, кадры, маркетинг и т.п.) и учитывать возможность их расширения;

- отделы, связанные с приемом посетителей (сбыт, кадры и проч.) должны размещаться рядом с входом, лифтом и лестничной площадкой;

- смежные отделы и службы необходимо размещать рядом друг с другом, чтобы минимизировать время на обмен информацией;

- складские, множительные и транспортные подразделения должны быть изолированы от приема посетителей и офисных помещений;

- туалеты и курительные комнаты должны быть на каждом этаже и легко доступны клиентам и сотрудникам организации.

Планировка рабочих мест осуществляется исходя из площади помещений, числа сотрудников, норматива площади на одного сотрудника, проектируемой мебели и оборудования:

- общая и полезная площадь здания, а также планировка комнат определяется по рабочим чертежам здания;

- число сотрудников определяется штатным расписанием организации;

- нормы площадей определяются требованиями СНиП и СанПин.

При планировке целесообразно сразу определить, кто из руководителей будет иметь отдельные кабинеты. Начальникам отделов лучше сидеть непосредственно в отделах: это улучшит управляемость и дисциплину.

Значительное внимание необходимо уделить в определении места для reception или отдельной комнаты-приемной. Площадь приемной зависит от ежедневного количества посетителей, но не может быть меньше 10 м2. Кроме этого необходимо учесть то, что в приемных обычно размещают различную офисную технику (копир, факс, шредер) и небольшие стенды с рекламной полиграфией для посетителей, все это занимает определенное место.

При распределении рабочего пространства нельзя упустить необходимость проведения совещаний и переговоров.  Для этого выделяют либо отдельное помещение, либо в зальной системе планировки отводиться соответствующая максимально уединенная (по возможности) зона.

Для организации отдыха целесообразно создать зону для перерывов «на кофе» в виде барной стойки. Перерывы важно проводить стоя, что позволит оперативно обменяться информацией и, конечно же, размяться. В некоторых компаниях имеется отдельная кухня-столовая с необходимым набором бытовой техники (холодильник, микроволновая печь, куллер для холодной и горячей питьевой воды, автомат для кофе). Это хоть и менее эффектно использует пространство, но может значительно сэкономить время – сотрудникам нет необходимости выходить на обед за пределы офиса. Кухня-столовая может быть организована в небольших организациях с численностью персонала до 50 человек. Для организаций с большей численностью персонала целесообразно иметь столовую с поваром, посудомойкой и кассовым аппаратом для расчетов наличными, но это уже другая тема.

ТРЕБОВАНИЯ К ПОМЕЩЕНИЯМ

Помещения, где используются персональные компьютеры, должны иметь естественное и искусственное освещение. Расположение рабочих мест с компьютерами в подвальных помещениях не допускается.

Естественное освещение обеспечивается через оконные проемы, световой поток при этом должен падать на рабочее место с левой стороны.

Искусственное освещение должно осуществляться системой общего равномерного освещения. Допускается установка светильников местного освещения для подсветки документов. Для искусственного освещения помещений с персональными компьютерами следует применять светильники типа ЛПО36  с зеркализованными решетками, укомплектованные высокочастотными пускорегулирующими аппаратами. Допускается применять светильники прямого света, преимущественно отраженного света типа ЛПО13, ЛПО5, ЛПО4, ЛПО34, ЛПО31 с люминисцентными лампами типа ЛБ. Допускается применение светильников местного освещения с лампами накаливания. Светильники должны располагаться в виде сплошных или прерывистых линий сбоку от рабочих мест параллельно линии зрения пользователя при разном расположении компьютеров.

Для обеспечения нормативных значений освещенности в помещениях следует проводить чистку стекол оконных проемов и светильников не реже двух раз в год и проводить своевременную замену перегоревших ламп.

Помещения с компьютерами должны оборудоваться системой отопления, кондиционирования воздуха или эффективной приточно-вытяжной вентиляцией. Согласно СанПин 2.2.4.584-96 в помещениях с компьютерами температура воздуха должна быть в холодное время года не более 22-24ºС, в теплое – 20-25ºС.

Относительная влажность должна составлять 40-60%, скорость движения воздуха – 0.1 м/с.

Поверхность пола а помещениях эксплуатации компьютеров должна быть ровной, без выбоин, нескользкой, удобной для очистки и влажной уборки, обладать антистатистическими свойствами.

Для внутренней отделки интерьера помещений с компьютерами должны использоваться диффузно-отражающие материалы с коэффициентом отражения для потолка – 0,7-0,8; для стен – 0,5-0,6; для пола – 0,3-0,5.

Требования к шуму и вибрации в помещениях с компьютерами установлены СанПин 2.2.4/2.1.8.562-96 и не должны превышать 50 дБА. Снизить уровень шума в помещениях можно, используя звукопоглощающие материалы для стен и потолка, а также плотные однотонные занавески для окон. 

Площадь на одно рабочее место с компьютером должна составлять не менее 6 м2, а объем не менее 20 м3. Расстояние между рабочими столами с мониторами (в направлении тыла поверхности одного монитора и экрана другого) должно быть не менее 2 м, а расстояние между поверхностями мониторов – не менее 1,2 м.

Рабочие места сотрудников, выполняющих творческую работу за компьютерами, СанПин рекомендует изолировать друг от друга перегородками высотой 1,5-2,0 м.

В помещениях должны находиться аптечки первой медицинской помощи, углекислотный огнетушитель для тушения пожара.

РАБОЧЕЕ МЕСТО

Рабочие места сотрудников организации желательно оборудовать мебелью одного дизайна и цветового решения. Это может быть мебель из ДСП, покрытой специальным защитным пластиком. В настоящее время можно подобрать недорогую, современную и в тоже время экологически чистую мебель, которая создаст комфортные условия труда и представление о благополучии компании.

Рабочий стол может быть любой конструкции, отвечающей современным требованиям эргономики и позволяющей удобно разместить не рабочей поверхности оборудование с учетом его количества, размеров и характера выполняемой работы.

Среди столов наиболее эргономичной признана криволинейная угловая форма. За счет вогнутости большая часть такого стола оказывается используемой, поскольку попадает в зону обхвата руками человека, равную 35-40 см. Площадь столешницы хорошего стола не может быть меньше 1 м2. Высота от пола до столешницы, как правило, должна равняться 74 см.

Кроме этого, для организации рабочего места и эффективного его использования можно воспользоваться дополнительным оборудованием (полки, тумбы, шкафы), которое необходимо разместить таким образом, чтобы работал принцип «все под рукой», т.е. необходимые предметы находятся на расстоянии вытянутой руки. Это позволяет исключить ненужные затраты энергии и направить все силы на выполнение своих обязанностей.

Для обеспечения физиологически рациональной рабочей позы, создания условий для ее изменений в течение рабочего дня применяются подъемно-поворотные рабочие стулья с сиденьем и спинкой, регулируемые по высоте и углам наклона, а также расстоянию спинки от переднего края сиденья.

Также необходимо, чтобы рабочее место с компьютером было оборудовано подставкой для ног.

Компьютерная клавиатура может размещаться на отдельной подставке, прикрепленной к рабочему столу снизу.

Для удобства считывания информации с документов применяются подвижные подставки (пюпитры), которые размещаются в одной плоскости и на одной высоте с экраном.

ЦВЕТОВОЕ РЕШЕНИЕ

Цвет является одним из источников информации. Он перенасыщен символическими и эмоциональными качествами и настолько сильно влияет на психическое и физическое состояние человека, что игнорировать его значение невозможно.

Теплые тона действуют возбуждающе, тонизируют, повышают работоспособность.

Холодная гамма расширяет пространство, помогает сосредоточиться.

Коричневый цвет способствует улучшению исполнительских функций.

Синий повышает активность головного мозга и снижает аппетит.

Желтый и оранжевый поднимают настроение и стимулируют возникновение нестандартных решений.

Зеленый и голубой успокаивают, позволяют сосредоточиться.

Долгое воздействие красного цвета вызывает возбуждение, переходящее в агрессию, но его небольшие акценты разбудят активность сотрудников.

Розовый чрезмерно расслабляет.

Фиолетовый и черный угнетающе действуют на психику.

Белый нейтрален, дает ощущение чистоты.

Также стоит учитывать иные тонкости. Чем выше интеллектуальный уровень сотрудников, тем более сложные оттенки они могут предпочесть. Тяга к спокойным тонам увеличивается с возрастом. Важные и особенности темперамента – флегматиков тонизируют акценты красного и оранжевого, холериков успокоит сине-зеленая гамма.

При выборе офисного колорита не стоит руководствоваться только личными вкусами и пристрастиями. Грамотно выбранная цветовая гамма в той или иной офисной зоне создаст правильное настроение и улучшит качество рабочего процесса ваших сотрудников.

ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЭЛЕКТРОБЕЗОПАСНОСТИ И ПОЖАРНОЙ БЕЗОПАСНОСТИ НА РАБОЧЕМ МЕСТЕ

ЭЛЕКТРОБЕЗОПАСНОСТЬ

На рабочем месте размещаются дисплей, клавиатура, и системный блок. При включении дисплея на электронно-лучевой трубке создается высокое напряжение в несколько киловольт. Поэтому запрещается прикасаться к тыльной стороне дисплея, вытирать пыль с компьютера при его включенном состоянии, работать на компьютере во влажной одежде и влажными руками.

Перед началом работы следует убедиться в отсутствии свешивающихся со стола или висящих под столом проводов электропитания, в целостности вилки и провода электропитания, в отсутствии видимых повреждений аппаратуры и рабочей мебели, в отсутствии повреждений и наличии заземления приэкранного фильтра.

Токи статического электричества, наведенные в процессе работы компьютера на корпусах монитора, системного блока и клавиатуры, могут приводить к разрядам при прикосновении к этим элементам. Такие разряды опасности для человека не представляют, но могут привести к выходу из строя компьютера. Для снижения величин токов статического электричества используются нейтрализаторы, местное и общее увлажнение воздуха, использование покрытия полов с антистатистической пропиткой.

ПОЖАРНАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ

Пожарная безопасность – состояние объекта, при котором исключается возможность пожара, а в случае его возникновения предотвращается воздействие на людей опасных его факторов и обеспечивается защита материальных ценностей.

Противопожарная защита – это комплекс организационных и технических мероприятий, направленных  на обеспечение безопасности людей, предотвращение пожара, ограничение его распространения, а также на создание условий для успешного тушения пожара.

Пожарная безопасность обеспечивает системой предотвращения пожара и системой пожарной защиты. Во всех служебных помещениях обязательно должен быть «План эвакуации людей при пожаре», регламентирующий действия персонала в случае возникновения очага возгорания и указывающий места расположения пожарной техники.

Пожары в помещениях с компьютерами представляют особую опасность, так как сопряжены с большими материальными потерями.

Как известно, пожар может возникнуть при взаимодействии горючих веществ, окислителя и источника зажигания. Горючими компонентами в офисе являются: строительные материалы для акустической и эстетической отделки помещений, перегородки, двери, полы, перфокарты и перфоленты, изоляция кабелей и др.

Источниками зажигания могут быть электрические схемы от ЭВМ, приборы, применяемые для технического обслуживания, устройства электропитания, кондиционирования воздуха, где в результате различных нарушений образуются перегретые элементы, электрические искры и дуги, способные вызвать загорание горючих материалов.

Одна из наиболее важных задач пожарной защиты – защита строительных помещений от разрушений и обеспечение их достаточной прочности в условиях воздействия высоких температур при пожаре. Учитывая высокую стоимость электронного оборудования, а также категорию его пожарной опасности, здания, в которых предусмотрено размещение ЭВМ, должны быть первой и второй степени огнестойкости. Для изготовления строительных конструкций необходимо использовать кирпич, железобетон, стекло, металл и другие негорючие материалы. Применение дерева должно быть ограничено, а в случае использования необходимо пропитывать его огнезащитными составами.  

ВАЖНО УЧЕСТЬ

На рабочем столе должны находиться только те предметы и средства, которые часто и постоянно используются для исполнения функциональных обязанностей. В конце рабочего дня стол должен быть абсолютно чистым в интересах соблюдения служебной тайны. Стол, заваленный документами, книгами и газетами, говорит о неряшливом и неделовом человеке.  

Все документы (папки, бумаги) надо располагать таким образом, чтобы они имели постоянное место, и их можно было легко найти. Папки, которыми часто пользуются в течение рабочего дня, располагаются в пределах рабочей зоны сотрудника. В конце рабочего дня документы необходимо поместить в соответствующие папки, а при необходимости и в специальные шкафы «под ключ».

Все технические средства (ручки, скрепки, скоросшиватели, ножницы, степлеры и т.п.) целесообразно хранить в специальных органайзерах, расположенных на поверхности рабочего стола, а не в ящиках. Это позволит сэкономить время в работе.

Офис должен убираться не менее одного раза в день (в конце рабочего дня); а в случае если в подразделении существует большой поток клиентов, то не менее двух раз в течение дня.

Во  избежание таких неприятностей как мыши, тараканы, мухи и т.п., необходимо запретить на рабочих местах хранить продукты питания, в том числе «перекус» за рабочим столом и, конечно, распитие спиртных напитков. В противном случае производительность труда сотрудников грозит снизиться на 15-20%.

ЭРГОНОМИКА ОФИСА

Природа не приспособила человека для длительной работы в офисе в сидячем положении, который в современной жизни, к сожалению, преобладает. В течение одного рабочего дня среднестатистический работник сидит по 13 часов, а в итоге 80000 часов за все время профессиональной деятельности. Это является очень тревожным знаком.

Жалобы на здоровье от офисных работников – это следствие отказа использовать эргономичную мебель.  Среди самых частых жалоб можно выделить: головные боли и проблемы с концентрацией, боль в шее и плечах, боль в спине и в позвоночнике, в копчике и в бедре, а также боль в колене и в икроножной мышце.

Во избежание развития профессиональных заболеваний, возникающих при длительном нахождении человека в одном неподвижном положении, необходимо правильно создать оптимальные рабочие условия для лучшей умственной и физической деятельности людей, т.е. создать эргономичные рабочие места.

Цель эргономики состоит в том, чтобы выстроить по  цепочке человек – машина – система рабочих условий таким образом, чтобы уменьшить биологические затраты (например, первопричины профессиональных заболеваний) и достигнуть максимальной эффективности. Эргономике есть масса применений в промышленности, в офисной работе и в повседневной жизни.

Эргономика помещения существенно влияет на эффективность работы отдельных служащих и организации в целом, что в свою очередь улучшает финансовое положение организации.

Чем выше уровень эргономики рабочих мест в офисе, тем больше будет прогресс по следующим параметрам:

- здоровье и благосостояние человеческих ресурсов организации;

- увеличение рабочей эффективности;

- увеличение производительности служащих;

- повышение креативности мышления работников.

Эргономичное рабочее место – хороший инструмент для мотивации и сплоченности сотрудников компании. Кроме этого, если рабочее место не является эргономичным, работники страдают от увеличения усталости, что приводит к уменьшению эффективности в работе, рассеянному вниманию и большому количеству ошибок. А ошибки, порой, очень дорого обходятся.

Эргономика помещения и должным образом оборудованный интерьер создают репутацию компании в глазах клиентов, подрядчиков, и, конечно, в глазах служащих. Эргономика офиса – главное преимущество компании, которая заботится о своих сотрудниках, поскольку люди – это главных ресурс организации. Необходимо отметить, что отказ от создания эргономичных рабочих мест увеличивает затраты компании из-за пропусков работников, больничных листов, упущенной выгоды.

Эргономика офиса – это здоровье ваших сотрудников и как результат – прибыль для всей организации!

Удачи Вам в организации Вашего бизнеса!