МЕСТО СЕКРЕТАРЯ В ОРГАНИЗАЦИИ

Цель настоящей статьи помочь руководителю организации определить, какими знаниями и навыками должен обладать настоящий профессиональный помощник руководителя, какие обязанности он может возложить на своего секретаря и каким требованиям должен отвечать секретарь при приеме на эту должность. Кроме этого начинающие и практикующие секретари смогут найти для себя здесь много интересных и полезных советов.

Профессиональный секретарь – это не только «лицо фирмы», но он также является «опорным звеном» системы документационного обеспечения управления (ДОУ) организации, так как обеспечивает практически весь комплекс функций по административной поддержке и документационному сопровождению деятельности подразделения и его руководителя, а в ряде случаев и всей организации. Особое положение секретаря в системе ДОУ организации обусловлено одной из основных задач – осуществление контроля за документами, представляемыми его руководителю на рассмотрение. Данная задача, прежде всего, состоит в обеспечении соблюдения всех установленных процедур создания, подготовки документов и документированных решений руководителя. В связи с чем, на него возлагается ответственность за соблюдение на конкретном участке работы (в конкретном подразделении) установленных требований к документированию, обработке и хранению документов.

Целесообразно, чтобы все секретари организации без исключения организационно являлись сотрудниками службы ДОУ, и только лишь функционально выполняли задачи того или иного подразделения и/или руководителя, к которому они прикреплены. Это позволит организовать качественное обеспечение комплексного контроля за документами, культуры работы с ними и решения общих организационных вопросов деятельности «Секретариата» организации. В зависимости от численности состава Секретариат может иметь статус группы внутри службы ДОУ организации, а также отдела внутри департамента/управления ДОУ.

ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ

В различных организациях должностные обязанности секретаря могут различаться в зависимости от организационной структуры и имеющейся установленной системы ДОУ, а также использования автоматизированных операционных систем по документационному обеспечению.

Должностные обязанности секретаря руководителя организации и секретаря подразделения, как правило, различаются не только функциями, выполняемыми в соответствии с занимаемой должностью, но также статусом, который наделяет его соответствующими правами и ответственностью.

Ниже приведен примерный перечень должностных обязанностей секретаря подразделения.

Секретарь подразделения:

- осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя подразделения;

- принимает поступающую корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурное подразделение или конкретным исполнителям;

- ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением офисной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;

- принимает документы и личные заявления на подпись руководителю подразделения;

- готовит документы и материалы, необходимые для работы;

- следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное редактирование;

- организует проведение телефонных переговоров, записывает полученную информацию и своевременно доводит ее до сведения заинтересованных сотрудников подразделения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы;

- составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем по поручению руководителя либо в рамках своих компетенций;

- выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;

- осуществляет контроль за исполнением сотрудниками подразделения приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручения руководителя, взятых на контроль;

- ведет регистрационные журналы подразделения;

- обеспечивает рабочие места сотрудников подразделения необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе;

- готовит проект номенклатуры дел подразделения и формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает сохранность дел и в установленные сроки сдает в архив, участвует в работе экспертной комиссии при проведении экспертизы ценности документов и выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

- выполняет отдельные поручения руководителя.

Необходимо обратить внимание на то, что поручения руководителя подразделения, не связанные с выполнением служебных обязанностей не могут являться должностными обязанностями секретаря подразделения, соответственно, в этом случае, секретарь вправе отказать руководителю в выполнении личных просьб или может принять их к исполнению при условии личной договоренности.

Должностные обязанности секретаря руководителя или одного из «первых лиц» организации могут включать вышеперечисленные функции, а также другие функции, такие как:

- готовить проекты распорядительных документов;

- готовить материалы для Правления, Совета Директоров и т.п.;

- готовить материалы (презентации) для выступлений руководителя на пресс-конференциях;

- осуществлять функции переводчика на переговорах руководителя с иностранными партнерами, переводить документацию и т.д.

Кроме этого, в обязанности секретаря руководителя организации могут быть включены функции по административному обеспечению деловых поездок:  заказ билетов, бронирование номером гостиниц, оформление загранпаспортов и виз для зарубежных поездок, а в ряде случаев и личное сопровождение руководителя в командировке.

КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ДОЛЖНОСТИ «СЕКРЕТАРЬ»

Существует несколько взаимосвязанных нормативных документов, которые позволяют нам составить достаточно полное представление о профессиональных знаниях и навыках, а также квалификационных требованиях, которые предъявляются к представителям профессии «секретарь». Основным является Общероссийский классификатор профессий рабочих должностей служащих и тарифных разрядов (ОКП), в соответствии с которым

Секретарь должен знать:  

- основы законодательства (гражданского, административного, трудового и др.);

- постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;

- структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;

- организацию делопроизводства;

- методы оформления и обработки документов;

- архивное дело; - машинопись;

- правила пользования приемно-переговорными устройствами;

- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

- основы этики и эстетики;

- правила делового общения;

- основы организации труда и управления;

- правила эксплуатации вычислительной  техники;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- правила и нормы охраны труда.

Секретарь должен иметь квалификацию:

- высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы

или

- среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

Как видно из приведенной квалификационной характеристики, к секретарю предъявляются достаточно высокие требования – как к знаниям и умениям, так и к кругу выполняемых им работ. При этом предполагается свободное владение компьютерной техникой, самостоятельное составление по поручению руководителя документов, редактирование полученных проектов документов, ведение контроля  за исполнением и т.д. Эти требования и круг обязанностей, включающие многие творческие виды работ, предопределяют необходимость высшего профессионального образования, но допускается и среднее профессиональное образование при наличии опыта работы.  

Секретарь должен уметь:

- составлять и оформлять основные виды и разновидности управленческих документов;

- рационально организовать работу с управленческими документами;

- вести архив;

- находить, систематизировать и хранить информацию;

- пользоваться ПК и другими средствами оргтехники, а также современными средствами связи;

- вести деловые беседы и телефонные переговоры;

- организовать совещания, презентации, служебные поездки;

- организовать прием посетителей и их обслуживание;

- планировать свою работу;                    

- обеспечить эффективное взаимодействие структурного подразделения с другими подразделениями и внешней средой.

Личные качества секретаря:

Для выработки деловых качеств секретаря требуется ряд личных качеств, без которых нельзя стать профессионалом. Из них на первое место следует поставить умение адаптироваться, т.е. быстро переключаться с одного вида работы на другой и способность одновременно выполнять несколько поручений. Медлительному работнику сложно справиться с многообразными обязанностями секретаря.

Не менее важная черта характера – коммуникабельность, т.е. способность легко устанавливать контакты, связи. Замкнутому, малообщительному человеку трудно работать секретарем, учитывая необходимость общения с большой группой людей.

К личным качествам, необходимым секретарю, относятся любезность, вежливость, доброжелательность. Они всегда проявляются не только в личных контактах, но и при ведении телефонных переговоров. Именно эти качества создают атмосферу в приемной руководителя и в офисе в целом.

Отдельно следует указать на вдумчивость, способность к анализу и принятию решений.

Внешний вид секретаря должен всегда отличаться опрятностью, умением одеваться с учетом деловой обстановки.

К личным качествам секретаря следует отнести и его стремление к постоянному пополнению и совершенствованию как общих, так и профессиональных знаний.

Далее изложены несколько полезных советов по взаимодействию между секретарем и его руководителем, а также с другими сотрудниками организации.  

СЕКРЕТАРЬ И РУКОВОДИТЕЛЬ  

Зачастую секретарь является лицом, наиболее приближенным к ру­ководителю. Поэтому от того, как будут складываться отношения с ним, зависит многое: успех трудовой деятельности, психологический микроклимат, удовлетворение от работы и т. п.

Началом совместной работы руководителя и секретаря должна стать вводная беседа-инструктаж. Инициатива ее проведения принадлежит руководителю. Однако, если руководитель не реализует свое право, не будет нарушением субординации со стороны секретаря попросить раз­решения на такую беседу, предварительно подготовив вопросы, выяс­нение которых поможет избежать в будущем многих ошибок. Во время вводной беседы руководитель должен подробно рассказать секретарю о методах своей работы, привычном для него стиле, распорядке дня, личных привычках, сформулировать основные требования к работе секретаря.

Будет полезно для совместной будущей деятельности проинформи­ровать секретаря об основных направлениях работы предприятия (его подразделений). Значительно облегчит процесс вхождения в работу знакомство со структурой предприятия, а также с сотрудниками.

На этапе вводной беседы закладывается основа деловых взаимоот­ношений руководителя и секретаря. Следует учитывать, что достижение наилучшего контакта потребует от руководителя и секретаря определенных усилий. Со временем взаимопонимание будет укрепляться и совершенствоваться.

Секретарь – доверенное лицо руководителя. Ни словом, ни жестом вы не должны показать сотрудникам, что посвящены в его личные проблемы. Старайтесь снисходительно относиться к слабостям шефа. Видите, что он с утра не в духе, предложите ему чашечку крепкого кофе. В аптечке секретаря должны быть лекарства на все случаи жизни, в том числе необходимые руководителю (сердечные, обезболивающие, желудочные средства).

Специалисты считают, что секретарь как профессионал формирует­ся своим руководителем. Но и секретарем в некоторых случаях могут быть внесены коррективы в поведение шефа, если у него "тяжелый" характер. Американскими психологами разработаны соответствующие рекомендации.

Способы управления шефом:

1. Надо четко знать, когда вы друг с другом конфликтуете, когда го­ворите комплименты, а когда нуждаетесь в помощи.

2. Знайте, что ему нужно и старайтесь предугадать эти нужды. Ни­когда не критикуйте его на людях, никогда не оценивайте его.

3. Живите законами коллектива. Не забывайте, уважение – основа каждой успешной кооперации.

4. Выстраивайте доверие, показывайте доверие, говорите о доверии.

5. Будьте дружелюбны и общительны. Не воспринимайте критику как глубоко личную обиду.

6. Овладевайте новыми знаниями и помогайте в этом своему шефу.

7. Анализируйте, предлагайте шефу варианты решения возникших проблем.

8. Призывайте шефа в свои наставники.

9. Продемонстрируйте, что вы понимаете и разделяете управленче­скую политику вашего шефа.

Точных рецептов, как завоевать доверие руководителя, не существу­ет, но, безусловно, одно: секретарь должен быть профессионалом своего дела. Для этого необходимо постоянно совершенствоваться, читать дополнительную литературу, быть в курсе всех новинок секретарской работы, прослушать курс лекций и т. п. Став специалистом, не следует забывать о человеческих качествах: доброжелательности и спокойствии, дипломатичности и общительности, готовности помочь и т. д.

Если секретарь проявляет инициативу и сумеет помочь руководите­лю в осуществлении его планов, то это одновременно услуга секретарю в его карьере. Но если секретарь умудряется повесить на руководителя еще и свои проблемы, то вызывает тем самым только негативную реак­цию с его стороны.

У секретаря должно быть обоснованное мнение по вопросам, воз­никающим в процессе работы. Не бойтесь высказывать его вслух. Если ваше мнение совпадает с мнением руководителя, значит, вам обоим будет легче работать. Но если все время поддакивать шефу, то он быст­ро "раскусит" вас и вряд ли будет прислушиваться к вашему мнению в будущем.

Специалистами по менеджменту составлен список безобидных, на первый взгляд, фраз секретарей, которые вызывают отрицательные эмоции у руководителей.

Основными из этих запретных фраз являются:

"Я думала, что этим занимается кто-то другой" (для руководителя это означает, что секретарь делает только то, что ему поручили и нисколько не заботится о делах фирмы);

"Честно говоря..." (создается впечатление, что секретарь до этого говорил руководителю неправду);

"Этого мне никто не гово­рил" (это выражение характерно для тех секретарей, кто не хочет проявить инициативу).

"Начальник всегда прав!" Даже в ситуации, когда он, например, опоздал на деловую встречу, задача секретаря придумать что-нибудь убедительное, и ни в коем случае не представлять шефа в невыгодном свете. "Игорь Иванович просил его извинить. Он задерживается из-за транспортных проблем. Будет в течение 30 минут."

Даже самый замечательный руководитель иногда бывает в плохом на­строении, может сорваться, обидеть. И далеко не всегда это реакция на ваш профессиональный промах. Умение психологически ограждать себя от незаслуженных обвинений шефа – необходимое качество секретаря. Должна быть сильная внутренняя защищенность. Настоящий секретарь всегда спокоен и рассудителен. Никаких всплесков эмоций, беспорядоч­ных действий! На уравновешенного человека хочется положиться, и, наверняка, руководитель по достоинству оценит эти качества.

Замечено, что преуспевающие люди всегда находят язык с окру­жающими и никогда не паникуют заранее, если сталкиваются с новой проблемой. Они не скажут, что с этим не знакомы или им это не по силам. Вместо этого прозвучит: "Вот с этим делом придется разобрать­ся" или "Здесь необходимо как следует подумать". А это весьма суще­ственная разница в подходе. Если секретарь задумывается о карьере и успехе, необходимо развивать этот оптимистический подход. В то же время, не следует забывать, что секретарь должен всегда находиться как бы "в тени" своего шефа. Если секретаря это не расстраивает, то про­блем не возникает. Но если секретарь является прирожденным лидером и предпочитает быть "номером I", могут возникнуть сложности во взаимоотношениях с руководителем. В этом случае секретарю необхо­димо почаще советоваться с шефом.

Для того, чтобы уметь ладить с любым руководителем, секретарю необ­ходимо знать наиболее распространенные ошибки, характерные для них.

Плохой руководитель груб с подчиненными и не помнит о первом правиле даже не бизнеса, а элементарного поведения - правиле вежли­вости. Специалисты по менеджменту считают, что все имеет цифровую оценку: чтобы кричать безнаказанно на секретаря и других сотрудни­ков, им надо платить соответствующую таким "вредным" условиям зарплату. В противном случае, неизбежна текучка кадров.

Слабость многих руководителей - после служебных (и не только) неприятностей отыгрываться на своих подчиненных. Потеря шефом самообладания, срывы, стучание кулаком по столу и т. п. - все это явный признак незрелости поведения. Это проявление не силы харак­тера, а, скорее, наоборот.

Опасным для дела может стать излишнее высокомерие руководителя. К такому шефу лишний раз никто не подойдет. Скоро он становится послед­ним, до кого доходит любая плохая новость, и к тому времени, когда он о ней узнает, оказывается слишком поздно что-либо предпринимать.

Мало что бывает столь же отрицательным для руководителя и ком­пании в целом, как неспособность начальника управлять своим време­нем. Не умея "расставить" дела по степени важности, "увязнув" в малопродуктивных встречах и планерках, руководитель имеет отличные шансы быстро угробить бизнес.

Нередко начальник считает, что хороший секретарь должен читать его мысли или хотя бы понимать с полуслова. Такие руководители обычно не утруждают себя отдачей четких поручений подчиненным. Особенно хороши их резолюции на документах, вроде "К сведению Орловой", которые могут означать что угодно – от "немедленно выпол­нить" до "выбросить в корзину". Подчиненные сначала пытаются самостоятельно вникнуть в суть поручения, а после им приходится спе­циально идти к шефу за разъяснениями.

Еще одно из главных качеств плохого руководителя – непредсказуе­мость реакции. "Не понимаю, чего он от меня хочет", "У него семь пятниц на неделе" – фразы, которые очень часто отпускают подчинен­ные в адрес такого шефа.

Руководитель-загадка может по нескольку раз менять свои же ука­зания. Поэтому идти к нему даже с отлично сделанной работой страш­но: а вдруг он имел в виду что-то другое?

В этом случае срабатывает армейский принцип "не спеши выпол­нять приказания командира", потому что либо об отданном под влия­нием минутного воздействия распоряжении начальник может просто забыть, и тогда все сделанное никому не понадобится, либо последуют уточнения и добавления, которые сведут смысл приказа к обратному.

Как показывает практика, сотрудников обычно не устраивают уст­ные распоряжения, отданные в жесткой форме приказа. Командование, по мнению экспертов, - это решение сегодняшних вопросов без заботы о завтрашнем дне. Специалисты считают, что причинами такого стиля менеджмента (кроме случаев безнадежного властолюбия, когда человек не мыслит своей роли руководителя без приказов) чаще всего стано­вится нетерпимость и нетерпеливость (желание получить все немед­ленно), а также неуверенность в собственной правоте (когда команду­ют, обоснований не дают).

Попытки вмешаться в работу подчиненных и нечеткие указания - наиболее распространенные ошибки горе-руководителей. Порой, главная проблема в отношениях секретаря с шефом - то, что он старается вникать во все детали работы и иногда до мелочей инструктировать его.

Недоверие к секретарю, в чем бы оно ни выражалось, - очень пло­хой стимул к работе.

Большие сложности могут возникнуть в работе секретаря, когда ру­ководитель начинает оказывать ему знаки внимания. Человеческие отношения трудно прогнозировать, никто не сможет предсказать зара­нее, во что это выльется. Но если вы дорожите рабочим местом и серь­езно относитесь к карьере - не ставьте ее под удар. Оптимальный вари­ант - когда руководитель видит в вас делового партнера, человека, на которого можно положиться, а не просто привлекательную женщину. Секретари с большим стажем, и у нас и за рубежом, отмечают, что секретом их успешной работы с различными руководителями являлось неукоснительное соблюдение определенной дистанции, или создание так называемой "маленькой стены", которая обеспечивает независи­мость вашего собственного мира, а в итоге - уважение шефа и не ме­шает плодотворному сотрудничеству.

По данным Международной организации профессиональных секре­тарей (Р51) более 70% анкетируемых на вопрос "планируете ли вы работать с нынешним руководителем 5 лет?" ответили утвердительно. Это убедительно доказывает возможность эффективного взаимодейст­вия двух ключевых фигур предприятия.  

СЕКРЕТАРЬ И СОТРУДНИКИ ПРЕДПРИЯТИЯ  

Секретарь в любой фирме является "проводником" идей и решений руководителя, посредником между руководителем и сотрудниками. Взаимоотношения секретаря с сослуживцами во многом зависят от личности самого секретаря. Необходимо помнить, что секретарю во всех случаях необходимо проявлять такт и дипломатичность, не допус­кая проявления высокомерия и равнодушия в отношениях с сотрудниками. В ряде случаев секретарю приходится выступать от имени руко­водителя. Очень важно уметь вежливо и четко давать нужные указания, контролировать их выполнение. В практике секретарской работы не­редки случаи, когда секретарю приходится сглаживать конфликты, возникающие между руководителями и сотрудниками. Здесь многое зависит от профессионализма и гибкости поведения секретаря в слож­ных ситуациях, умения владеть своими эмоциями.

Придерживаясь следующих правил, секретарь может поддерживать нормальные деловые отношения с сослуживцами:

- искренне интересуйтесь другими людьми;

- если вы хотите воздействовать на них, не вызывая чувства обиды, начинайте с похвалы и искреннего признания их достоинств;

- указывайте на ошибки других не прямо, а косвенно;

- помните, что имя человека – самая лучшая музыка для него, и чем чаще (в разумных пределах) оно упоминается, тем лучше. При этом устанавливается контакт на подсознательном уровне;

- говорите о том, что интересует ваших собеседников и умейте вни­мательно их слушать;

- внушайте вашим собеседникам сознание их значимости и делайте это искренне, создайте людям хорошую репутацию, которую они будут стараться поддерживать;

- сначала поговорите о собственных ошибках, а затем уже крити­куйте сослуживцев;

- добивайтесь, чтобы люди были готовы сделать то, что вы предло­жите. При этом руководствуйтесь "золотым правилом" делового чело­века – будьте пунктуальны и не забывайте о своих обязательствах и обещаниях сослуживцам;

- научитесь помогать людям, делая это ненавязчиво и естественно, и в то же время чтобы люди понимали, что вы оказываете им любезность.

Сотрудники в офисе нуждаются в общении. Общение помогает рас­слабиться в течение рабочего дня. Нельзя сбрасывать со счетов и то, что работающий коллектив - это не роботы. Для успешной работы, кроме профессионализма, необходим и другой элемент – командный дух или "чувство локтя", который ождается в общении как в стенах офиса, так и вне его. Но не следует впадать в другую крайность - пре­вращать секретариат в клуб отдыха, источник слухов и т. п. Постарай­тесь не слишком откровенничать с коллегами. Самое лучшее - касаться тех тем, о которых ни вы, ни собеседник не пожалеет ни завтра, ни год спустя.

Есть и иная опасность – позволить сослуживцам изливать свою ду­шу. Не стоит становиться заложником чужих тайн. Постарайтесь кор­ректно перевести разговор на общие темы, сослаться на срочное зада­ние шефа, найти любую другую причину. Не позволяйте втягивать себя в подобные "интимные интриги". Но если это все-таки произошло – продемонстрируйте "забывчивость", как только речь вновь пойдет об этом. И ни в коем случае не рассказывайте об услышанном никому другому, как бы ни хотелось поделиться пикантной информацией. Проиграете дважды: одни перестанут вам доверять, другие будут счи­тать сплетницей. Хороший секретарь подобен сейфу, в котором многое хранится под надежным замком.

В любой фирме можно встретить сотрудников, имеющих сложный характер, неуживчивых, с плохими манерами, общаться с которыми крайне сложно. Обязанность секретаря – проявить к ним такое же вежливое и доброжелательное отношение, как и к коллегам, которые нра­вятся. Не следует забывать, что основой подлинного этикета является аксиома, что любой человек заслуживает уважения уже за то, что он принадлежит вместе с вами к одной общечеловеческой расе.

Взаимоотношения секретаря с сотрудниками зависят также от приня­того "домашнего стиля" каждой фирмы. В большей степени это характер­но для совместных предприятий и инофирм. При работе в таких организациях следует учитывать национальные особенности психологического кли­мата, царящего на предприятии. Отличительной особенностью большинст­ва инофирм, является высокая требовательность к профессиональным качествам сотрудников и рациональное использование рабочего времени.

Работая в инофирме необходимо учитывать, что помимо положи­тельных сторон – уровня зарплаты, технической оснащенности, между­народного опыта, есть и отрицательные – большая загрузка и напряженность работы, своеобразный психологический климат, необходи­мость подстраиваться под национальные особенности коллектива. Од­ной из главных особенностей, которую следует учитывать: ваши личные проблемы никого не волнуют, главное – ваша эффективная работа.