В процессе своей деятельности любая компания в той или иной степени сталкивается с потребностью отправлять своих сотрудников в служебные командировки. При организации и оформлении служебных командировок необходимо руководствоваться «Положением об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

От того в какой сфере работает компания зависит как часто необходимо сотрудникам организации осуществлять деловые поездки, а также направления, куда сотрудники командируются.

Командировки могут подразделяться на:  

а) местные, осуществляемые в пределах населенного пункта, где находится организация (или ее головной офис);

б) региональные,  осуществляемые в пределах Российской Федерации;

в) зарубежные.

Направление работника в служебную командировку является типовым управленческим решением и сопровождается следующими документами:

- Служебное задание,

- Приказ о направлении работника в командировку;

- Командировочное удостоверение.

Бланки вышеперечисленных документов унифицированы указанным ранее Постановлением и должны использоваться во всех организациях, не зависимо от форм собственности.

Целесообразно в организации разработать комплекс документов, которые, во-первых, облегчат процесс организации деловой поездки, и, во-вторых, исключат возможность каких-либо упущений. В перечень этих документов могут входить:

1. Заявка на организацию поездки, где указывается стандартный набор услуг.  

2. Памятка сотрудникам, направляющимся в командировку.

3. Регламент организации служебных командировок (или другой локальный нормативных акт, регулирующий процесс организации командировок в организации).

4. Положение о командировочных расходах.

Основные этапы организации служебной командировки можно изобразить схематично (см. рисунок).

Рассмотрим каждый этап в отдельности.

Этап № 1. Оформление и подписание служебного задания.

Служебное задание должно быть оформлено руководителем сотрудника, направляемого в командировку. В служебном задании указывается: кто командируется, конечные даты командировки, место назначения (адрес, населенный пункт, название организации), а также цель командировки. Служебное заданием должно быть составлено в обязательном порядке, так как этот документ по завершении поездки передается в бухгалтерию организации вместе с авансовым отчетом для подтверждения расходов, но об этом читайте ниже.

Этап № 2. Определение потребности в: оформлении визы, заказе гостиницы, заказе трансфера, аренде автомобиля. Выбор поставщика услуг. Согласование использование услуг.

В компаниях с централизованным административным обеспечением параллельно со служебным заданием могут оформляться также заявки на организацию деловой поездки. В заявке указывается: кто направляется в командировку, когда, вид транспорта, маршрут, необходимость заказа визы, необходимость заказа гостиницы, необходимость заказа трансфера, необходимость аренды автомобиля. Список может быть расширен в зависимости от конкретной ситуации. В заявке необходимо указать уровень заказываемых услуг: категория гостиницы, класс перелета, класс автомобиля и проч. Желательно выбирать несколько вариантов каждой услуги и согласовывать как с самим командируемым сотрудником, так и с его руководителем.

Следует учесть то, что при оформлении визы на организацию загранкомандировки может потребоваться больше времени. Соответственно желательно заранее узнать порядок и сроки оформления виз в Консульствах иностранных государств. В настоящее время визы можно оформлять через специализированные коммерческие организации (туроператоры). Но если компания имеет необходимость часто командировать своих сотрудников в ту или иную страну или имеет за рубежом учредителей, деловых партнеров, собственные представительства, в этом случае целесообразнее получить аккредитацию в Консульстве конкретной страны для возможности прямого и оперативного оформления виз для своих сотрудников.

Также если организация вынуждена обращаться к услугам одной и той же гостиницы в каком-то конкретном городе, то можно заключить договор с данной гостиницей. Это позволит обеспечить гарантию на размещение сотрудников Вашей организации. Тоже касается и транфера.

Кроме этого желательно заранее определить маршрут следования в деловой поездке. Это может быть и простой маршрут из пункта А в пункт В и обратно, но может быть и сложный – из пункта А в пункт В через пункт С и с заездом на обратном пути в пункт Д (поверьте, на практике и не такое бывало).

Для оперативной работы желательно иметь актуальный перечень организаций (туроператоров, Консульств, гостиниц, вокзалов, аэропортов и проч.), за услугами которых сотрудники организации обращаются для осуществления служебных командировок. В этом перечне должно быть отражено услуги и их стоимость по уровням и классам, а также заказывать дополнительный сервис для особых случаев и другая необходимая информация (контакты, имена персональных менеджеров и т.п.). Перечень должен периодически пересматриваться и обновляться.

Этап № 3. Подготовка и подписание приказа о командировании.

Приказ о направлении сотрудника в командировку является основанием для командирования, а также для выдачи материальных ценностей, необходимых для осуществления служебной командировки. Соответственно только после факта издания (оформления и подписания) этого документа, могут быть заказаны услуги, перечисленные в предыдущей теме.

Как правило, приказ о направлении работника в командировку передается на подпись руководителю вместе со служебным заданием и с командировочным удостоверением. Это позволяет ускорить процесс движения командировочных документов в организации.

Некоторые руководители делегируют право подписывать командировочные документы другим сотрудникам (например, своему заместителю или другому руководителю ответственному за определенный участок административной работы). Но, в этом случае, обязательно должна быть оформлена доверенность на право осуществлять эту деятельность.  

Этап № 4. Заказ соответствующих услуг и их оплата.

Итак, приказ о направлении работника в командировку подписан.

Можно приступать к организации самой поездки:

1) Заказываем билеты на поезд или на самолет (для этого желательно заранее зайти на сайт вокзала или аэропорта и ознакомиться с расписанием поездов и рейсов самолетов, а также с наличием мест). 

Для заказа (бронирования) билетов можно воспользоваться он-лайн системой, предлагаемой либо на сайте самого перевозчика, либо на сайтах всевозможных турагентств.  

Если вы не напрямую (т.е. не в кассе) покупаете билеты, то за бронирование, оформление, доставку вам необходимо будет заплатить дополнительную сумму денег (сервисные сборы).  Размер сервисных сборов у различных «продавцов» может отличаться (например, кто-то берет деньги за доставку билетов в черте города, а кто-то осуществляет доставку бесплатно). При заказе билетов через турагентство вы можете оплатить билеты либо наличными при получении билетов, либо по безналичному расчету с отсрочкой платежа (в зависимости от условий договора).  

2) К бронированию гостиницы лучше всего приступить после заказа билетов, когда есть точная информация о дате и времени заезда в гостиницу. Вам должно быть прислано по факсу или по электронной почте из гостиницы подтверждение брони (ваучер), где указывается дата и время заезда, фамилия, имя и отчество гостя (командируемого работника вашей организации) и другая необходимая информация.

Как правило, заселение в гостиницу может быть осуществлено только по факту оплаты, т.е. по предоплате по выставленному счету. Но, т.к. часто случается, что организация физически не может осуществить оплату счета до фактического заселения своего работника в гостиницу (например, это может быть связано с длительным процессом оплаты через банковскую платежную систему), в этом случае может быть предложена оплата наличными во время прибытии работника в гостиницу.

Важно знать, что при отказе от гостиницы (в случае отмены командировки) может быть выписан «штраф» в размере стоимости суточного пребывания в номере данной категории.

3) Трансфер (переезд от вокзала или аэропорта до места назначения) можно заказывать либо в турагенстве, либо в таксопарках. Многие гостиницы имеют свой собственный автопарк для оказания подобных услуг. Выбор за вами.

Так же как и при заказе гостиницы, вам должен быть передан ваучер на трансфер и предложены варианты оплаты (наличная, безналичная, по факту, по предоплате и т.д.).

4) Оформление визы для загранкомандировки – процедура не быстрая. Как правило, виза оформляется в течение 5-10 дней в зависимости от Консульства и от наличия аккредитации. Очень важно заранее узнать правила и сроки оформления виз в различных Консульствах, а также правильно оформить и подготовить стартовый пакет документов (анкета, приглашение принимающей стороны, медицинская страховка, копии необходимых документов и проч.). От этого зависит оперативность приема документов в Консульстве.

Выдача загранпаспортов с визами осуществляется в определенный день и время (сообщается при передаче документов на оформление визы).

Оплата производится наличными в момент передачи документов в Консульство. Стоимость оформления виз в различные страны может отличаться, поэтому желательно уточнять стоимость в Консульстве непосредственно перед передачей документов на оформление.

Перед передачей документов в Консульство обязательно должна быть оформлена медицинская страховка (оформляется либо напрямую в страховой компании, либо через турагентство). Страховку для загранкомандировки рекомендую оформлять в проверенной страховой компании.  Стоимость страховки зависит от количества дней, планируемых провести за границей в течение календарного периода (месяц, полгода, год). Страховщик может предложить оформить страховку на более длительный период, мотивируя тем, что вы можете ее использовать для нескольких поездок. Но в случае служебных поездок лучше оформлять на каждую загранкомандировку отдельную страховку (это позволит исключить некоторые сложности при оформлении отчетности). 

5) Для своевременной оплаты услуг наличными (оформление визы, медицинской страховки, проживание в гостинице и проч.) необходимо заранее выписать и получить соответствующие денежные средства в кассе организации.

Кроме этого командирующему сотруднику должно быть выдано денежное довольствие (суточные), размер которого должен быть установлен Положением о командировочных расходах. На усмотрение руководителя организации могут также выдаваться денежные средства на непредвиденные расходы (например, оплата проживания гостиницы сверх установленного времени) и другие нужды.

Этап № 5. Получение полного комплекта документов.

Когда все мероприятия по организации служебной командировки завершены, командируемый сотрудник должен иметь при себе следующее:

- загранпаспорт с открытой визой в страну пребывания (для загранкомандировки);

- медицинскую страховку (для загранкомандировки);

- билеты ж/д или электронную распечатку брони авиа билета;

- ваучер на гостиницу;

- ваучер на трансфер;

- форма-подтверждение на аренду автомобиля;

- командировочное удостоверение (для командировки по РФ).

А также:

- паспорт РФ;

- медицинский полис, выданный в организации;

- другие документы (по необходимости).

ОТЧЕТНОСТЬ

По завершении поездки командируемый сотрудник должен в кратчайшие сроки подготовить и сдать в бухгалтерию организации соответствующую отчетность, которая состоит из:

1) Командировочное удостоверение с необходимыми отметками о прибытии и выбытии.

2) Служебное задание с кратким отчетом о поездке и с резолюцией руководителя.

3) Авансовый отчет о целенаправленном расходовании денежных средств, выданных работнику перед поездкой. К авансовому отчету должны быть приложены оригинальные проездные билеты (ж/д и/или авиа), накладные и кассовые чеки из гостиницы, таксопарка и т.д.  

Организовывая деловую поездку, важно также обеспечить командируемых сотрудников максимальным комфортом в дороге – заранее (если позволяет время) заказать билеты на наиболее удобное место, уточнить входит ли в стоимость билета или гостиницы ланч или завтрак и если не входит заказать эту услугу дополнительно (согласовав данные расходы с руководителем).

Специфические правила и особенности организации служебных командировок, в том числе и подготовки отчетности должны быть изложены в Положении о командировках в организации.

Необходимо знать, что все командировки должны быть зафиксированы в специальном журнале учета, при том что местные командировки желательно фиксировать в отдельном журнале.

Хранение приказов о командировании должно осуществляться либо в кадровой службе, либо в другом подразделении, ответственном за оформление служебных командировок. Срок хранения приказов о командировании регламентирован Федеральной Архивной Службой России и составляет 5 лет для краткосрочных командировок в пределах РФ и 75 лет для длительных командировок в пределах РФ и зарубежом. Соответственно на приказы с различными сроками хранения должны быть заведены отдельные дела (папки).

ЦЕНТРАЛИЗОВАННАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖЕБНЫХ КОМАНДИРОВОК

Если организация имеет потребность часто направлять своих работников в служебные командировки целесообразно организовать централизованное административное обслуживание в этой области, т.е. создать некую группу в административном аппарате, которая будет обеспечивать данную функцию.

Это позволит:

во-первых, оперативно без лишних временных затрат отрабатывать весь комплекс мероприятий по организации деловых поездок, т.к. все процедуры будут отработаны до автоматизма;

во-вторых, унифицировать процедуру организации командировок и подготовки отчетности в организации;

в-третьих, командируемые сотрудники смогут лучше готовиться к основной цели поездки, не отвлекаясь на организационную часть мероприятия, что в свою очередь естественным образом положительно отразится на всей компании.